Druckdaten mit Microsoft-Word erstellen

Um über dieUmweltDruckerei nachhaltige Printprodukte beziehen zu können, müssen die Druckdaten am Ende des Bestellvorganges hochgeladen werden. Die Erstellung der Druckdaten wird in der Regel von GrafikerInnen über professionelle Layout-Programme wie beispielsweise InDesign erstellt. Für diejenigen unter euch, die keine professionelle Druckdatei erstellen können, findet sich hier eine kurze Anleitung, wie Ihr mit eurem heimischen Word-Programm einfache Flyer, Postkarten oder die eigenen Visitenkarten mit Vorder- und Rückseite layouten könnt.

Word gehört standardmäßig zum MS-Office-Paket. Es ist eigentlich ein Textverarbeitungsprogramm, dennoch lassen sich damit auch grafische Darstellungen anfertigen. Anhand von Word 2013 möchten wir nun eine Schritt für Schritt-Anleitung geben. Etwaige Vor- oder Nachfolgeversionen von Word können selbstverständlich leicht abweichen. Als Beispiel dient die Erstellung eines druckfähigen PDFs für einen DIN A5 Flyer.
Diese Anleitung ist auch auf einfache Postkarten und Visitenkarten übertragbar. Hier muss lediglich ein anderes Format berücksichtigt werden. Für komplexere Layouts wie beispielsweise Falzflyer, Broschüren oder Kalender etc. ist diese Anleitung nicht geeignet.

Eine über diese textliche Anleitung zur Bestimmung der Druckdaten hinausgehende telefonische Beratungsleistung zur Druckdatenerstellung mit Word können wir zeitlich bedingt leider nicht leisten.

Seitenformat

• Öffne dein Word-Programm und beginne als erstes mit der Formatierung.
• Unser Beispiel DIN A5 hat im Hochformat eine Breite von 14,8 cm und 21,0 cm Höhe. Hier musst du allerdings rundherum noch 3 mm Beschnitt hinzurechnen, damit wir es später sauber schneiden können – somit also 15,4 cm Breite und 21,6 cm Höhe. Bedenke also beim Layouten, dass der 3 mm Rand weggeschnitten wird und nicht mehr Teil deines Flyers ist. Etwaige Bilder oder Hintergrundfarben müssen dennoch bis zum Rand des Datenformats laufen, auch wenn von ihnen 3 mm am Rand weggeschnitten werden.
• Um das Format in deinem Word-Dokument entsprechend einzurichten, klicke hierfür oben im Menü/Reiter auf „Seitenlayout“ und dann auf „Format“. Wähle „Weitere Papierformate“ und wähle „Breite 15,4 cm“ und „Höhe 21,6 cm“ aus. Im Reiter „Seitenränder“ wähle „oben“ und „unten“ sowie „links“ und rechts jeweils „0 cm“. Weitere Formate findest du im Datenblatt bei den jeweiligen Produkten.
• Wollt Ihr Vorder- und Rückseite des Flyers gestalten, dann erstellt Ihr in eurem Word-Dokument nach der Formatierung der ersten Seite einfach eine neue Seite für die Rückseite des Flyers („Einfügen“➝ „Leere Seite“). Ihr habt jetzt ein Dokument mit zwei Seiten.
• Speichert euer Dokument unter „Datei“ und „Speichern unter“ als Word-Dokument (docx). Ihr könnt jetzt mit der Gestaltung beginnen.

Gestaltung

• Eine grafische Beratung kann dieser Absatz selbstverständlich nicht ersetzen. Hier folgen lediglich ein paar Tipps und Hinweise, auf die Ihr achten solltet.
• Allgemeine Hilfe zur Layoutgestaltung bekommt Ihr bspw. direkt im Word-Hilfecenter.
• Word arbeitet im RGB-Farbmodus. Druckvorlagen, die wir wiederum im RGB-Farbmodus erhalten, wandeln wir automatisch in den CMYK-Modus um. Abweichende Farbmodi werden automatisch konvertiert. Dabei kann es zu Farbverschiebungen kommen, da CMYK weniger Farbtöne als RGB beinhaltet und bspw. stark leuchtende Farben nur mit Sonderfarben (Pantone, HKS) gedruckt werden können, die allerdings Zusatzkosten bedingen.
• Euer Monitor hat einen größeren Farbraum als unsere Druckwerke. Die Farben, die Ihr auf eurem heimischen Monitor seht, sind somit nicht unbedingt die Farben, die letztlich für eurer Printprodukt verwendet werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, wählt unseren Premium-Datencheck und bestellt vorab einen Proof, um zu sehen, wie der farbliche Druck letztlich aussieht.

Bilder

• Eingefügte Bilder sollten möglichst hochauflösend sein (ca. 300 dpi). Insbesondere bei größeren Formaten, da das Bild ansonsten verpixelt aussieht.
• Bereits ins Dokument eingefügte Bilder sollten proportional vergrößert oder verkleinert werden, da sie ansonsten verzerrt werden.
• Unter „Datei“➝ „Option“ ➝ „Erweitert“ ➝ „Bildgröße und -qualität“ setzt das Häkchen „Bilder in Datei nicht komprimieren“, damit das Bild seine hohe Auflösung behält (das Häkchen muss für jedes Layout neu gesetzt werden).
• Ergänzend oder anstatt eines Bildes kann auch die Hintergrundfarbe des Dokumentes angepasst werden („Entwurf“➝ „Seitenfarbe“)

Texte

• Fügt bspw. einfache Textfelder neben oder transparente WordArt-Texte über eure Bilder ein („Einfügen“ ➝ „Textfeld“ oder „A“ WordArt). Der Text sollte einen Abstand von mindestens einem Zentimeter zu jedem Rand haben.
• Achte bei den Texten darauf, dass sie sich farblich gut vom gewählten Hintergrund absetzen, um weiterhin gut lesbar zu bleiben.
• Die Schriftgröße sollte zudem nicht zu klein gewählt sein – mindestens 9 pt („Start“➝ „Schriftgrad“).
• Es empfiehlt sich aus ästhetischen Gründen, mit nur wenigen Schriftarten, -farben und -größen zu arbeiten. Das ist aber sicherlich Geschmackssache.

Speicherung

• Im folgenden Schritt ändern wir die ISO-Kompatibilität des Dokuments. Da dies zu Darstellungsänderungen führen kann, speichert Ihr am besten zunächst euer Word-Dokument und erstellt zudem eine Kopie des Dokumentes als PDF zum späteren Layout-Abgleich.
• Nach der Kopie-Erstellung arbeitet Ihr normal in eurem Ursprungsdokument weiter. Wählt hier zunächst unter „Datei“➝ „Speichern unter“ ➝ Dateityp „pdf“, jedoch speichert Ihr das Dokument noch nicht.
• Im noch offenen „Speichern unter“-Fenster wählt Ihr dann „Optimal zum Drucken“, indem Ihr dort das Häkchen setzt. Damit bettet Ihr die verwendeten Schriften im Dokument ein.
• Speichert nun das gestaltete Word-Dokument als PDF auf eurem Rechner („Exportieren“).
• Mit der Druck-Option sollten alle Effekte, Drehungen und Transparenzen entfernt werden. Bitte prüft deshalb euer PDF genau. Vergleicht hierfür die beiden PDFs (mit und ohne Druck-Kompatibilität) und prüft diese auf etwaige Unterschiede.

Bestellung

• Ihr könnt nun den Bestellvorgang starten.
• Wählt bei der Flyer-Auswahl in unserem Shop entweder 4/0-farbig (einseitig) oder 4/4-farbig (beidseitig), je nachdem, ob Ihr nur eine Vorderseite oder eine Vorder- und Rückseite erstellt habt.
• Noch unschlüssig, welches Papier Ihr eigentlich genau möchtet? Bestellt vorab unsere Papiermusterbroschüre!
• Eure erstellten Druckdaten könnt Ihr am Ende des Bestellvorganges über unseren Shop hochladen.

Wir wünschen viel Spaß beim kreativen Layouten und beim ökologischen Drucken!